Recepción de facturas modulo Compras
¡Hola a todos los usuarios de nuestro sistema!
Le mostraremos una guía a través de la emocionante nueva actualización que hemos implementado para hacer que el uso de nuestra bandeja de intercambio sea más sencillo y eficiente que nunca. Esta actualización está diseñada para facilitar el manejo de las facturas y documentos de intercambio con sus proveedores.
Paso 1: Recepción de la Factura
El primer paso es recibir la factura de su proveedor. Asegúrese de que su proveedor le envíe la factura junto con los archivos correspondientes en formato XML y PDF. Esta factura será enviada directamente a la bandeja de intercambio que se indica en el momento de la contratación. También puede verificarla en la sección "Configuración - Datos de la empresa" Correo DTE.
Paso 2: Consulta de Facturas
Una vez que la factura esté en su bandeja de intercambio, vaya a la sección "Compras - Bandeja de intercambio DTE". Aquí, seleccione el año y el mes para realizar su consulta. Podrá identificar fácilmente a su proveedor, su RUT, el folio del documento y el tipo de documento. Cada factura tiene una serie de botones que le permitirán "Recibir" la factura (indicando que todo está en orden), ver su PDF o su XML.
También puede eliminar la factura de su bandeja si es necesario o registrarla con algún reclamo ante el SII.
Paso 3: Reclamos/Registrar aceptación del documento
Si necesita presentar un reclamo o notificar aceptación del documento, puede hacerlo en esta sección haciendo clic en el enlace acá debajo :
Reclamación de facturas
Paso 4: Recepción y Registro
Para recepcionar la factura e ingresar la información en su sistema, simplemente presione el botón "Recibir". El estado cambiará a "Registrar", y el siguiente paso será dirigirse a la sección "Compras - Capturar y registrar DTE".
Paso 5: Captura y Registro de Productos
Dentro de la sección de capturar y registrar, encontrará sus facturas previamente recibidas y aceptadas. Cada factura tendrá un botón azul para continuar con el ingreso.
Cuando presione este botón, verá la información detallada de los productos en la factura, incluyendo el código, el nombre, la cantidad y los valores netos/brutos.
El sistema intentará buscar los productos de la factura utilizando el código de la factura. Si el código coincide, verá una etiqueta "OK". Si no encuentra una coincidencia, verá la etiqueta "Código no existe". En este caso, puede indicar manualmente qué producto es utilizando el botón azul con el símbolo de un código de barras.
En el caso de que necesite crear un producto que no exista en su sistema, puede utilizar el botón con el signo más y la descripción correspondiente para crear uno nuevo.
Paso 6: Cantidad y Precios
A continuación, en la sección de cantidad, deberá ingresar las unidades que ha adquirido de cada producto. Recuerde que si su sistema vende productos en unidades o cajas, debe realizar la conversión necesaria para ingresar la información de acuerdo a la unidad de venta. Por ejemplo, si compra una caja de bebidas que contiene 6 botellas, en la factura aparecerá como 1 caja, pero debe desglosar esta información y ingresar las 6 unidades que contiene la caja.
Al modificar la información, verá cómo el precio unitario neto se ajusta automáticamente. Asegúrese de verificar los montos totales para mantener todo en orden.
Paso 7: Generación de Guía de Entrada
Si todo está en orden, proceda a presionar el botón "Recepcionar y generar guía de entrada". Esto generará una guía con la información de sus productos, y los precios de última compra de los productos de la factura se actualizarán automáticamente.
Facturas de Servicio
Si su factura es de servicio y no requiere información detallada de productos, puede omitir todos los pasos anteriores y simplemente presionar el botón "Recepcionar como servicio".
Paso 8: Selección de Detalles de Recepción
Para finalizar la recepción de la factura, es necesario seleccionar algunos detalles adicionales. Esto incluye la sucursal asociada, en caso de que tenga más de una aparte de la casa matriz, la bodega donde ingresará la información de stock y, opcionalmente, el centro de costo.
Paso 9: Guardar la Recepción
Una vez que haya ingresado todos los detalles necesarios, presione el botón "Guardar" para finalizar la recepción. Esto registrará la factura y actualizará su sistema con la información correspondiente.
Paso 10: Verificación de la Factura con PDF
Si en algún momento necesita verificar la factura utilizando su archivo PDF, puede dirigirse a la sección "Compras Recepcionadas". Aquí, podrá ubicar tanto el archivo XML como el PDF correspondiente para realizar cualquier verificación adicional que necesite.
Con estos pasos adicionales, nuestra actualización facilita aún más la gestión de facturas y la incorporación de nuevos productos en su sistema. Estamos comprometidos a hacer que su experiencia sea lo más eficiente y eficaz posible. ¡Gracias por elegir nuestro sistema y no dude en ponerse en contacto si tiene alguna pregunta!
Le mostraremos una guía a través de la emocionante nueva actualización que hemos implementado para hacer que el uso de nuestra bandeja de intercambio sea más sencillo y eficiente que nunca. Esta actualización está diseñada para facilitar el manejo de las facturas y documentos de intercambio con sus proveedores.
Paso 1: Recepción de la Factura
El primer paso es recibir la factura de su proveedor. Asegúrese de que su proveedor le envíe la factura junto con los archivos correspondientes en formato XML y PDF. Esta factura será enviada directamente a la bandeja de intercambio que se indica en el momento de la contratación. También puede verificarla en la sección "Configuración - Datos de la empresa" Correo DTE.
Paso 2: Consulta de Facturas
Una vez que la factura esté en su bandeja de intercambio, vaya a la sección "Compras - Bandeja de intercambio DTE". Aquí, seleccione el año y el mes para realizar su consulta. Podrá identificar fácilmente a su proveedor, su RUT, el folio del documento y el tipo de documento. Cada factura tiene una serie de botones que le permitirán "Recibir" la factura (indicando que todo está en orden), ver su PDF o su XML.
También puede eliminar la factura de su bandeja si es necesario o registrarla con algún reclamo ante el SII.
Paso 3: Reclamos/Registrar aceptación del documento
Si necesita presentar un reclamo o notificar aceptación del documento, puede hacerlo en esta sección haciendo clic en el enlace acá debajo :
Reclamación de facturas
Paso 4: Recepción y Registro
Para recepcionar la factura e ingresar la información en su sistema, simplemente presione el botón "Recibir". El estado cambiará a "Registrar", y el siguiente paso será dirigirse a la sección "Compras - Capturar y registrar DTE".
Paso 5: Captura y Registro de Productos
Dentro de la sección de capturar y registrar, encontrará sus facturas previamente recibidas y aceptadas. Cada factura tendrá un botón azul para continuar con el ingreso.
Cuando presione este botón, verá la información detallada de los productos en la factura, incluyendo el código, el nombre, la cantidad y los valores netos/brutos.
El sistema intentará buscar los productos de la factura utilizando el código de la factura. Si el código coincide, verá una etiqueta "OK". Si no encuentra una coincidencia, verá la etiqueta "Código no existe". En este caso, puede indicar manualmente qué producto es utilizando el botón azul con el símbolo de un código de barras.
En el caso de que necesite crear un producto que no exista en su sistema, puede utilizar el botón con el signo más y la descripción correspondiente para crear uno nuevo.
Paso 6: Cantidad y Precios
A continuación, en la sección de cantidad, deberá ingresar las unidades que ha adquirido de cada producto. Recuerde que si su sistema vende productos en unidades o cajas, debe realizar la conversión necesaria para ingresar la información de acuerdo a la unidad de venta. Por ejemplo, si compra una caja de bebidas que contiene 6 botellas, en la factura aparecerá como 1 caja, pero debe desglosar esta información y ingresar las 6 unidades que contiene la caja.
Al modificar la información, verá cómo el precio unitario neto se ajusta automáticamente. Asegúrese de verificar los montos totales para mantener todo en orden.
Paso 7: Generación de Guía de Entrada
Si todo está en orden, proceda a presionar el botón "Recepcionar y generar guía de entrada". Esto generará una guía con la información de sus productos, y los precios de última compra de los productos de la factura se actualizarán automáticamente.
Facturas de Servicio
Si su factura es de servicio y no requiere información detallada de productos, puede omitir todos los pasos anteriores y simplemente presionar el botón "Recepcionar como servicio".
Paso 8: Selección de Detalles de Recepción
Para finalizar la recepción de la factura, es necesario seleccionar algunos detalles adicionales. Esto incluye la sucursal asociada, en caso de que tenga más de una aparte de la casa matriz, la bodega donde ingresará la información de stock y, opcionalmente, el centro de costo.
Paso 9: Guardar la Recepción
Una vez que haya ingresado todos los detalles necesarios, presione el botón "Guardar" para finalizar la recepción. Esto registrará la factura y actualizará su sistema con la información correspondiente.
Paso 10: Verificación de la Factura con PDF
Si en algún momento necesita verificar la factura utilizando su archivo PDF, puede dirigirse a la sección "Compras Recepcionadas". Aquí, podrá ubicar tanto el archivo XML como el PDF correspondiente para realizar cualquier verificación adicional que necesite.
Con estos pasos adicionales, nuestra actualización facilita aún más la gestión de facturas y la incorporación de nuevos productos en su sistema. Estamos comprometidos a hacer que su experiencia sea lo más eficiente y eficaz posible. ¡Gracias por elegir nuestro sistema y no dude en ponerse en contacto si tiene alguna pregunta!
Actualizado el: 03/01/2024
¡Gracias!